Cara lengkap setting software mesin absensi SPC berserta gambar

InfoSistemKeamanan.com - Sudah banyak di kalangan perusahaan menggunakan mesin absensi untuk mencatat data kehadiran karyawan. Salah satu produk yang saya bahas disini adalah produk SPC, dimana produk dari spc ini memiliki banyak varian type finger printnya dan masing-masing mempunyai kelebihan serta kapsitas tersendiri. Tentu saja setiap type tersebut memiliki cara setting softwarenya masing-masing. Pada artikel kali ini saya akan membahas tentang cara setting software mesin absensi SPC lengkap beserta gambarnya.

Mungkin banyak orang mengira kalau mesin absensi fingerprint itu metode absensinya hanya menggunakan sidik jari, Karena namanya aja fingerprint yang berarti membaca sidik jari. Seiring kemajuan teknologi, kini telah hadir metode absensi menggunakan wajah, kartu dan pin. Jika ingin tahu apa aja sih type-type mesin absensi yang ada pada produk spc ?.

Baca juga : Type mesin absensi fingerprint SPC

Nah langsung saja ke topik, untuk melihat data absensi karyawan setiap bulannya tentu saja kita harus menarik data recordnya dari mesin absensinya. Bagaimana caranya ? Sebelumnya kita harus setting dari awal dulu di software mesin absensinya. Mulai dari jam kerja, shift dan lainnya melalui komputer.

1. Instal software mesin absensi

Untuk fingerprint spc nama softwarenya adalah time attendace dan nama .exe nya "Tas". Software ini bisa kita dapat dari kotak/dusnya berbentuk cd kecil atau bisa kita download juga dari websitenya spc indonesia. Langsung saja instal softwarenya, mudah saja cara instalnya tinggal kita klik "Next" terus sampai finish, kemudian buka softwarenya.

Setelah buka akan muncul form login seperti diatas, isikan pada account "system" (tanpa tanda petik) dan password kosongkan. Klik "OK". Coba klik menu wizard, didalam menu tersebut itulah langkah- langkah dari awal hingga akhir untuk menyetting software fingerprint ini. Disini saya akan bahas satu persatu cara settingnya dari awal hingga terakhir.

2. Setting departement

Departement berfungsi untuk memilah daftar karyawan sesuai dengan bagiannya dan memudahkan untuk mengambil data record absensinya. 

Pada form departemen langkah pertama klik "add" kemudian isi nama departementnya, dan untuk yang saya kasih kotak itu isi sesuai deskripsi perusahaan dan klik "save". Kemudian apa saja sih bagian-bagian yang ada pada departemen tersebu ? Disini saya ambil contoh security dan kantor. Untuk membuatnya cukup mudah tinggal ulangin cara pertama tadi. Kalau sudah close tab tersebut

3. Setting staff

Setting staff disini bierfungsi untuk memberi nama masing-masing karyawan yang nantinya akan muncul pada mesin absensi.

Langkah pertama klik "add" kemudian isi nama karyawan sesuai user id yang di daftarkan di mesin absensi. Pada bagian departement pillih sesuai dengan karyawan tersebut. Setelah semua sesuai 

klik "save" dan close tab tersebut.

4. Setting device management

Pada bagian ini fungsinya untuk mengkoneksikan antara komputer dan mesin absensi.

• Langkah 1 : Klik "add"
• Langkah 2 : Selanjutnya pada kolom device no isikan sesuai id mesin absensi biasanya defaultnya 1.
• Langkah 3 : Kemudian pada kolom model pilih model mesin absensi sesuai dengan typenya. Untuk type expert series pilih model "U-serial", sedangkan type clever series dan super series pilih "Face"
• Langkah 4 : Kasih nama mesin basensi pada bagian "Device name"
• Langkah 5 : Centang kotak "Network"
• Langkah 6 : Pada bagian "IP addrees" isikan sesuai ip mesin absensinya. Untuk melihat ip device caranya masuk menu pilih set com kemudian pilih ethernet dan pilih ip addres.
• Langkah 7 : Klik "Save" dan akan tampil dibawah kemudian close.

5. Setting holliday atau hari libur

hari libur ini biasanya di rekomendasikan untuk disetting kibur hari minggu saja. Kenapa demikian ? Karena setiap tahunnya libur hari-hari besar tidak sama sehingga tidak harus menyetting hari libur setiap tahunnya. Bagaimana nanti di hasil record absensinya ? tentu saja pada hasil record absensi nantinya akan kosong atau tidak ada absensi.

Setelah membuka tab holiday akan muncul tampilan seperti diatas. Kemudaian klik "Quick Setup"

Pada bagian ini centang "All Sunday" Kemudian klik "OK" dan akan tampil seperti gambar berikut.

6. Penerapan hari libur pada karyawan

Pada bagian ini cara settingnya silahkan klik "Holliday Allotment" pada menu bar diatas. Selanjutnya pilih departement yang akan di terapkan hari libur. Hari libur ini biasanya tidak diterapkan pada karyawan-karyawan tertentu seperti security. Setelah itu klik "Add" dan lihat perbedaanya.

Setelah diterapkan hari libur hasilnya seperti ini

7. Setting Shift management

Di bagian ini kita setting nama jam kerja karyawan sesuai jam kerja yang berlaku serta mengatur jam masuk kerja dan jam pulang kerja. Disini saya ambil contoh Jam kerja hari senin-jumat dan jam kerja hari sabtu. 

Pada gambar diatas silahkan ikuti langkah-langkahnya. pertama klik "new shift" kemudian akan muncul form sama seperti diatas. Pada kolom "name" isikan nama jam kerja kemudian centang kotak "default shift" dan klik "OK". Dan lihat hasilnya pada kotak merah nomor 5 shift yang barusan dibuat sudah masuk di daftar shift. Untuk langkah selanjutanya mengatur jam kerja.

Langkah 1: Pilih nama shift yang akan di atur jam kerjanya.

Langkah 2 : Klik "add detail" dan akan muncul kotak form baru dan isi jam kerja yang berlaku dan berikut penjelasannya,

Pada kotak "In" adalah pengaturan jam masuk karyawan

• Earliest In : Jam mulai bisa absen masuk, disitu saya isi contoh jam 05:00 yang artinya semua setiap karyawan yang datang sebelum jam 05:00 dan melakukan absen tidak akan tersimpan di mesin absensi. 
• In Time : Jam mulai kerja
• Allow Late In : Toleransi keterlambatan karyawan yang datang telat. disitu saja isi 15, jadi setiap karyawan yang datang jam 07:15 tidak dihitung terlambat selebihnya dihitung terlambat.

Pada kotak "Out" adalah pengaturan jam pulang kerja karyawan

• Allow Early out : Toleransi karyawan pulang cepat, jadi ketika karyawan pulang 15 menit sebelum jam 16:00 masih dihitung absen normal atau tidak dihitung pulang awal.
• Out Time : Jam pulang kerja karyawan
• -atest Out : Jam terakhir bisa melakukan absen. lewat jam tersebut melakukan absen tidak akan tersimpan di mesin absensi.

Langkah 3 : klik "OK"

Karena saya disini memberikan contoh jam kerja pada hari senin-jumat dan jam kerja hari sabtu maka hasilnya seperti dibawah ini untuk settingan jam kerja hari sabtu.

Yang membedakan jam senin-jumat dan jam hari sabtu pada jam pulangnya yaitu jam 15:00.

8. Setting shift pattern

Shift pattern berfungsi untuk mengelompokan shift-shift yang di buat di shift management tadi. Shift pattern inilah yang nantinya diterapkan pada karyawan.

Lihat gambar diatas, pada langkah nomor satu saya pilih "Weekly" karena jam kerja disini ada 2 type setiap harinya, kalau cuma 1 type shift atau jam kerja dalam seminggu bisa pilih "Yearly" atau "Auto". Kemudian pada langkah kedua klik "New Pattern" dan akan muncul kolom baru. Pad bagian "Name" isikan nama kelompok shiftnya dan tekan "OK".

Lihat lagi gambar dibawah untuk menambahkan jam kerja pada kelompok shift.

Untuk menambahkan jam kerja pada kelompok shift, langkah pertama klik "Add" kemudian muncul form baru. Pilih kolom "Begin date" tentukan hari yang mau dikasih jam kerja, kemudian di kolom "Shift name" pilih jam kerja yang sesuai dengan harinya. kemudian klik "OK" dan ulangi dari awal yaitu klik "Add" lagi. Sehingga hasilnya seperti dibawah.

Bisa kita lihat perbedaannya setiap harinya sama kecuali hari sabtu. Mengapa demikian ? Karena hari sabtu memiliki jam kerja yang berbeda dari hari-hari lainnya. Dan ingat hari minggu jangan dikasih jam kerja ya soalnya tadi sudah kita setting libur.

9. Setting penerapan shift

Pada bagian ini fungsinya hampir sama dengan setting penerapan hari libur. Tapi berbeda cara settingnya. Langkah pertama buka menu "Shift Allotment"

Langkah pertama pilih departement terlebih dahulu kemudian klik "Batch allotment" setelah itu dikolom "Shift Pattern" pilih nama kelompok shift tadi. Kemudian klik "Select Staff" dan muncul form baru sperti dibawah ini.

Pada form diatas langkah pertama klik depertement kemudian cheklist semua karyawan per departement yang akan di terapkan jam kerjanya, klik "OK". Setelah itu akan kembali ke kolom pertama seperti gambar pertama klik "OK" dan muncul notifikasi seperti dibawah

Setelah itu langsung klik "OK" dan tekan tombol "Close" dan shift sudah diterapkan pada karyawan

10. Download

Menu download ini sebenernya digunakan untuk menarik data hasil absensi karyawan. Tetapi pada tahap setting jam kerja karyawan juga diperlukan. Di menu download ini cuma satu tombol saja yang digunakan yaitu tombol "Set Name". Sebelum kita klik tombol "Set Name" pastikan mesin absensi dan komputer sudah terhubung menggunakan kabel LAN. Setelah itu klik "Set Name" dan tunggu sampai proses "Succes" dan close.

11. Setting Analysis

Settingan ini digunakan untuk menganalysis jam kerja karyawan. Langkah pertama buka menu bar "Analysis".

Pertama anda pilih "By Departement" kemudian kli "Analysis" dan tunggu prosesnya sampai selesai ya. Setelah selesai klik "Analysis Parameter" dan klik "Save".

12. Attendance Detail Report

Menu ini digunakan untuk menarik data absensi karyawan yang biasanya dilakukan setiap sebulan sekali. Tetapi sebelum absensi berjalan kita harus pastikan dulu, apakah jam karyawan sudah terterapkan atau belum. caranya klik menu "Attendance Detail Report".

Langkah pertama klik "By Departement" pilih departementnya. Kemudian tentukan tanggal dan bulan yang mau di tarik data absensinya. Langkah selanjutnya klik "Show Overtime" agar apabila karyawan yang lembur bisa kelihatan dari sini. Apabila absensi sudah berjalan, untuk menarik data absensi karyawannya caranya juga seperti ini.

Gambar diatas adalah hasil dari penarikan data absensinya. bisa kia lihat untuk hari minggu otomatis berwarna merah karena pada bagian holiday tadi kita setting hari libur.

Note : Setiap 1 bulan sekali atau 2 bulan sekali harus menghapus data absensi yang di mesin absensinya dan sebelumnya sudah dipastikan data record absensinya sudah dipindahkan ke komputer semua. Hal ini dilakukan agar data absensi dibulan selanjutnya tetap bisa tersimpan, karena mesin absensi mempunyai batas kapasitas penyimpanan dan hal ini berlaku untuk semua type mesin absensi spc.

Bagaimana cukup jelas bukan cara setting software mesin absensi fingerprint spc, jika masih bingung bisa tinggalkan komentar dibawah ya atau juga hubungi saya melalui contact us di atas. Semoga bermanfaat sekian dan terimakasih.

Share this post